Como las juntas son una actividad importante, tanto dentro como fuera de los entornos de trabajo, ser directivo de juntas hábil tiene recompensas importantes más allá de las asociadas con la construcción de equipos. Los grupos de juntas si son manejados de manera adecuada pueden tomar decisiones de mayor calidad que los individuales. Si son manejadas inapropiadamente se vuelven una pérdida de tiempo. · Directivo o coordinador En un directivo debe desarrollar la habilidad para comunicar de manera eficaz, lo cual no es algo sencillo, ya que un buen comunicador deberá poseer las siguientes características:
Para poder dirigir juntas o reuniones se debe seguir con los siguientes pasos: 1. Establecer el propósito Se refiere a la razón por la que se realiza una junta. Hay tres funciones para realizarla:
Una junta se debe realizar se apliquen las siguientes condiciones como mínimo:
2. Participantes Se refiere a los individuos invitados a asistir a la una junta. Al realizar una junta eficaz, es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes. La composición de la junta se refiere a las tres principales dimensiones duales: 1- Homogeneidad-heterogeneidad Homogéneo: producen menor conflicto y desacuerdo, pero sus resultados pueden ser mundanos y sin imaginación Heterogéneos: producen diferencias entre los individuos, que llevan a criticar y disputas, pero también potencialmente a solución es más novedosas y acomplejas para los problemas. · 2- Competencia-cooperación Los grupos que trabajan por una meta común y que adoptan una posición de cooperación entre ellos se desempeñan en forma más eficaz y producen niveles más altos de satisfacción de los miembros que los grupos cuyos miembros están luchando por satisfacer las necesidades individuales o que buscan metas en competencia. · 3- Actividad-proceso Las juntas son más eficaces si tienen participantes que generen equilibrio tanto de actividades como de procesos. Los participantes orientados a las actividades son “todo negocios”. Tienen poca tolerancia para las bromas o para discusiones de sentimientos y amistades. La actividad se cumple en forma más eficiente pero la satisfacción puede ser baja. Los participantes orientados al proceso enfatizan la participación y el espíritu de equipo. Son sensibles a los sentimientos y a la satisfacción de los participantes. Pueden sacrificar el cumplimiento a favor de que los miembros lo disfruten. 3. Planificación Se refiere a la preparación de la agenda de la junta. Con frecuencia se puede pensar que por el simple hecho de existir un problema al reunir a todos los participantes la reunión tiene que ser exitosa. Pero posiblemente estos no tengan la información necesaria ni sus roles claramente definidos y sea todo confuso. Por otra parte, una reunión demasiado planificada, con demasiados temas en una sola reunión puede que tampoco sea efectiva. Existen algunas reglas básicas para planear juntas eficaces: · Regla de las mitades: Toda la información tiene que estar en manos del programador no más tarde que a medio tiempo entre la última junta y la siguiente. · Regla de los informes: La información de los informes debe ser reorganizada en temas específicos, como anuncios, decisión, lluvia de ideas. · Regla de agenda: Deben ser escritas con verbos activos o resúmenes de oraciones, no con palabras simples Ejemplo: “minuta”, “aprobar minuta” Regla de los tres tercios: Las juntas se dividen en tres partes:
Para despertar la curiosidad de los miembros sobre el tema que se va a desarrollar, el director debe concertarse en los factores motivadores y evita los factores desmotivadores para poder tener un mejor resultado. Factores motivadores:
Los directores o coordinadores de la reunión deben cumplir con lo siguiente durante la discusión:
Un buen momento para finalizar la reunión es:
Estas acciones refuerzan el recuerdo de la reunión y sirve para garantizar que todos los asistentes han recibido el mismo mensaje. |