Reunión.
Conjunto de personas reunidas físicamente en un determinado lugar para tratar un tema que será coordinado por un conductor. Todas las reuniones están sujetas a ciertos lineamientos básicos.
Las reuniones deben de ser organizadas y deben de seguir una estructura:
Los aspectos principales en la preparación son los siguientes. Elaboración de una agenda. En la agenda el tema a tratar se dividirá en partes, es conveniente que la agenda sea dada a conocer a los participantes con anterioridad. El tema es el motivo principal por el que se realiza la reunión.
Sin embargo, siempre es necesario y conveniente que en las reuniones se sigan ciertos criterios:
La responsabilidad de la preparación de una reunión recae directamente en el conductor o coordinador de la misma y en las personas que van a asistir y participar. El coordinador de una reunión debe atender a: 1. Las condiciones materiales:
El tema o temas de las reuniones deben:
4. La determinación data del objetivo de la reunión. La finalidad u objetivo de la reunión debe indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisión. En la convocatoria deben incluirse:
El director de una reunión debe:
El análisis y estudio de su necesidad El coordinador de una reunión tiene que conseguir que la sesión de trabajo no termine sin:
La razón de ser y el sentido de las actas de todas las reuniones es que el grupo haga el seguimiento y lleve el control de las decisiones y acuerdos adoptados. Cada reunión debería comenzar con la lectura del acta anterior y la revisión de la puesta en práctica de los acuerdos.
La reunión se basa en un documento que previamente ha sido analizado por cada uno de los componentes del equipo, y de cuyo análisis y debate en común se obtendrán unas conclusiones o decisiones de equipo. |
el objetivo.El objetivo de la reunión es saber qué es lo que se quiere conseguir y que carácter va tener (informativo, ejecutivo, proposicional). Es de gran importancia ya que de eso va depender el motivo de la reunión y el camino que este tomara. Para establecer el objetivo se debe de hacer una pregunta clave ¿Qué se quiere conseguir al realizar la reunión? ¿Qué impacto se desea producir a las personas que asistirán? Para que tenga éxito se debe de tener un propósito claro para el desarrollo de la reunión, no es necesario que sea muy específica, sobre aquello de lo que se desea conseguir, aunque el objetivo puede ser más concreto. |
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