- Una reunión o sesión se puede definir como la actividad en la que un grupo de personas (o equipo de trabajo) se comunican entre si, en un tiempo y espacio determinado, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo especifico.
El éxito de una reunión está en una buena preparación. ¿Cuántas veces hemos visto gente en reuniones que no está preparada para una reunión?
Para causar una buena imagen e impresión hay que llevar preparado el orden del día, para poder resolver diferentes in situ cuestiones profesionales y así encontrar una solución consensuada entre todos, sin tener que esperar a la siguiente reunión para poder llegara acuerdos.
Vivimos en una sociedad limitada de tiempo, pero desgraciadamente, la única manera de alcanzar los resultados esperados es con la preparación previa para ir con el trabajo hecho y poder estar preparados antes situaciones imprevistas.
En nuestras reuniones nos encontramos a gente que ante una pregunta un poco profunda en un tema concreto se queda con cara de sorpresa, empieza a sudar y se excusa durante un tiempo reducido para llamar por teléfono a sus colegas o con el pretexto de un breve receso, poder sacar del sistema datos que ya debería haber preparado.
Esto da una imagen lamentable sobre todo si nos reunimos con gente de fuera de la organización. El acudir sin haberse mirado ni preparado el orden del día de una sesión de trabajo, además de incumplir las obligaciones de tu trabajo, supone una falta de respeto al resto de profesionales que acuden a esa misma cita.
Por lo tanto, antes de todo, tiene que estar nuestra dignidad profesional. Sino hemos podido preparar la sesión de forma adecuada hay que posponer la misma para permitirnos ponernos al día y hacer bien nuestro trabajo.
No tenemos que olvidar, que es importante el tiempo de todos los profesionales que forman una organización cualquiera que sea el puesto que ocupen.
Antes de acudir a una reunión, hay que realizar una serie de acciones fundamentales:- Conocer los asuntos a tratar.
- Preparar los temas a debatir.
- Ponernos en el lugar de la otra parte para analizar sus planteamientos y puntos de vista antes de la sesión de trabajo que nos va a permitir ir más preparados.
- Disponer de forma previa las ideas a exponer para estar seguros que transmitimos el mensaje de forma correcta.
- Y si somos nosotros los que organizamos la reunión, y tenemos que hacer una exposición, aconsejaría practicarla.
- Esto nos va a permitir tener la satisfacción personal de hacer nuestro trabajo con profesionalidad que es lo principal.
PODEMOS TOMAR EN CUENTA 5 PASOS PARA PREPARAR UNA REUNION CON ÉXITO
1. Definir el objetivo de la reunión: Lo primero que hay que hacer es saber qué es lo que se quiere conseguir y qué carácter va a tener (informativo, ejecutivo, proposicional…).
2. Tantear el ambiente: Si no quieres encontrarte con una bomba emocional encima de la mesa deberías de hablar con las personas clave y sondearles sobre los temas profesionales y personales pertinentes.
3. Diseñar el orden del día: Aprovechando la información recogida en el paso anterior ya se está en condiciones de elaborar un orden del día. Recuerda un último punto de ruegos y preguntas.
4. Reserva el espacio: Es muy importante asegurarse de que se va a tener disponibilidad de un espacio apto para una reunión, sin que haya interrupciones, y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo de la misma.
5. Convocatoria: No elijas nunca la primera hora de la mañana ni hagas reuniones después de comer. Envía la convocatoria con el orden del día con tiempo suficiente para que los asistentes puedan prepararse los puntos a tratar, y puedan reorganizarse la agenda. Especifica la duración de la reunión y sé riguroso con el tiempo cuando se esté desarrollando.
Extra: Todas las reuniones son por definición políticas, pero si además se van a tomar decisiones o se va a llegar a acuerdos, entonces hay que llegar a la reunión con las cosas muy claras y, a ser posible, cerradas. Lo peor que puede pasar en una reunión con intereses enfrentados es abrir el melón encima de la mesa.